著作者：jcomp／出典：Freepik

受注代行ってなに？

受注代行の基本的な業務内容

　受注代行とは、その名のとおり、受注業務を代わりに行うサービスのことです。では、受注業務とは具体的に何を指すのでしょうか。受注業務は、顧客からの注文を受け付け、それに関連したすべての業務のことを指します。具体的には以下のような作業です。

1.注文情報の受付
2.顧客情報の記録
3.在庫の確認
4.注文の処理と発送手続き
5.お客様への連絡（注文確定通知、出荷通知、請求書、追跡番号などの提供）
6.返品・交換・クレームの対応
7.問合せ対応

　これらの業務は、ECサイトやオンラインショップを運営する際の最低限の業務なのですが、とても膨大な業務で多くの時間と労力が必要となります。ECショップを立ち上げてからすぐは注文の数も少なく、自分たちで対応が可能かもしれません。しかし注文が増加するのに比例して受注業務も増加し、気づけば受注業務に忙殺されその他の業務にはまったく手が回らない…といったことになってしまうこともあります。急成長を遂げているEC運営会社なら、受注業務の増加にも対応していける力が必須となってきます。
　そこで、登場するのが受注代行サービスです。受注代行業者は煩雑になりがちな受注業務を社内のスタッフの代わりに行い、オンラインビジネスの運営をスムーズかつ効率的に進めてくれます。

受注代行の主な業務内容

　受注代行業者が提供している代行業務の内容は、ビジネスの規模やショップや会社のニーズに合わせ多岐にわたりますが、ここでは一般的な受注業務を紹介していきます。

1. 受注データの処理

　お客様から注文を受け取り、お客様の注文情報（購入者情報、商品名、数量、価格、配送先情報など）を正確にシステムに入力します。この作業は手動で行うと途轍もなく時間のかかる作業であり、ミスの起こりやすい作業でもあります。

2.出荷指示データの作成と発送

　出荷指示データの作成は、商品発送に関する業務のことで、商品の梱包、熨斗掛けやギフトラッピング、適切な配送業者の選定などを行います。そしてそのデータを元に配送までの手配を行います。こちらも手動作業だとミスも起こりやすく物量が増えるとさらに作業者への負担がかかります。

3.顧客対応（カスタマーサポート）

　お客様からの問い合わせやクレームに対応する業務のことです。注文が増えればお客様からの問合せも増え、イレギュラーな対応も必要となってきます。商品についての問合せ、注文のキャンセル、商品の交換、配送に関する要望や質問など、顧客対応は様々ですがこれらに迅速に対応していくことがとても重要となります。顧客対応の仕方によっては、顧客満足度を向上させることもできますが反対に、顧客満足度を下げる結果になることもあるので、この業務はとても大事であり、神経と労力を使う業務といえるでしょう。

4.返品・交換対応

　お客様からの返品や交換リクエストに対応することもとても大事な受注業務のひとつです。商品のバリエーションやサイズの変更から返品・交換による金額修正やオーソリ修正といった作業は、一見難しそうな作業ではありますが、こういった顧客の要望に柔軟に対応していくことがビジネスの成長に大きく影響していきます。

5. 在庫の管理

　正確な在庫管理は、商品の欠品を避け、顧客に迅速なサービスを提供するためにとても重要な作業となります。商品点数やバリエーションなどが増えれば在庫の管理はとても大変な業務となります。この作業をおろそかにすると、欠品しているのに注文を受けてしまったり、在庫切れで取れはずだった注文を逃してしまったり…なんてこともあるので、常にベストな在庫状況を保っておくことが大事です。

6.入金管理

顧客からの支払いを管理すること。支払いの確認や未収入金の追跡を行ったりする重要な業務です。正確な処理がお客様への信頼にもつながるので、適切な管理体制が要求されます。

受注代行導入の魅力とメリット

　受注代行サービスの導入には、ECビジネス上多くの利点があります。

1.生産性の向上

　受注代行サービスを導入することで、ビジネスの生産性が向上します。 受注代行業者は受注業務に特化し、効率的な作業プロセスを確立しています。そのため、受注処理やデータ入力、顧客対応など、迅速丁寧に対応できるので、注文の延滞やヒューマンエラーのリスクが軽減されビジネスの品質向上が期待できます。

2.人手不足の解消

　急成長しているECショップ運営会社では、受注業務に対応するためのスタッフが不足しがちです。 しかし、スタッフの採用や研修、労働力の確保には時間とコストがかかります。受注代行サービスなら経験豊富なスタッフを提供し、必要な業務を迅速かつ効率的に処理します。これにより、自社スタッフを他のコアな業務に集中させ、業務全体の効率化が図られます。

3.コスト削減

　受注代行を導入することで、人件費や研修・トレーニング費用、設備投資など多くのコストを削減できます。受注代行業者は定額または従量課金でサービスを提供し、事業規模やニーズに応じて柔軟に対応します。また、受注代行によって多少のエラーやミスのリスクも低減します。これにより、コストの見える化が実現し、経費管理が容易になります。

4.顧客満足度向上

　受注代行サービスを利用することで、顧客への迅速な対応や正確な受注処理が可能となります。注文の遅延や誤った情報提供を減らし、顧客満足度を向上させることができます。満足度の高いお客様はリピート購入率も高くなるので、ビジネスとしても成長が期待できます。

5.ビジネス拡大の機会

　受注代行によって業務効率が向上すると、自社の余剰リソースを新規プロジェクトやコア業務に集中させることができます。これによりビジネスの成長や戦略的な活動に時間とエネルギーを注ぐことが可能になります。

　受注代行サービスの導入は、ECショップを運営する上で、重要な利益をもたらす可能性があります。生産性の向上、コストの削減、顧客満足度の向上、また新たな成長の機会を追求する場面においても受注代行の導入はたくさんのメリットがあると言えるでしょう。

受注代行の料金体系と料金相場

　受注代行の料金は、ビジネスの規模や業務内容によって異なります。一般的には、以下の2つの料金体系があります。

1. 成果報酬型・従量課金型

　この料金体系では、毎月の支払いを固定せず、受注処理のトラフィックや売上高に応じてコストが算出されます。業務量に応じて変動するため、収益の変動に合わせてコストが調整されます。成果に応じた支払いが行われるため、リスクを分散できますが、経費管理がやや難しい場合があります。

2. 月額固定型

　当初固定型の料金体系では、契約時に料金を決定し、毎月同じ金額をお支払いします。ビジネスの成長に応じて費用がかかることはありません。平均的な受注に基づいて料金を設定します。

　一般的に、成果報酬型・従量課金型の場合、売上高の5%から10%、月額固定型の場合、1万円から10万円程度が費用相場です。ただし、これらはあくまで一般的な目安であり、具体的な業務内容や業者によって異なります。受注代行を検討する際には、複数の業者から見積もりを取得し、自社のニーズに合ったプランを選択することが重要です。

受注代行業者の選び方

受注代行業者を選ぶ際には、以下の点に注意を払って決定するのがいいかと思います。

1.得意な業界や商品ジャンルを見極める

　受注代行業者によって、得意とするジャンルや業界が異なります。受注代行業者を選定する際にはその業者が自社の商品やサービスにマッチしているかを見極めることが重要です。その商品やサービス特有のニーズや権利をしっかり把握し、正しいサービスを提供できる業者を選びましょう。

2. カスタマーサポートの品質

　顧客対応やクレーム処理など、カスタマーサポートの品質はとても重要です。受注代行業者の顧客対応能力や対応時間帯を確認し、自社の顧客の満足度を高めるためのサポートができる業者を選ぶようにしましょう。

3. 料金体系とコスト

　まずは、自社の予算を算出しましょう。その上で、受注代行業者の料金体系を確認、検討し、予算にあった受注代行業者を選択するようにしましょう。また、成果報酬型と月額固定型のどちらがビジネスに適しているかを検討し、契約時、条件を明確にしておくことも重要です。

4.カスタマイズとスケーリングの可能性

　ビジネスの規模が大きくなるにつれて受注業務の規模や要件を見直す必要が出てくる場合がります。そういったことも念頭に置き、サービスや条件のカスタマイズが可能であるか、またスケーリングが容易にできるかなども確認しておくとよいでしょう。

5. サービス品質と信頼性

　受注代行業者のサービス品質と信頼性は、今後のビジネスの成長に大きくかかわってきます。受注代行業務の過去の実績や顧客の評判などをしっかり調査し信頼性の高い受注代行業者を選びましょう。実際に受注代行サービスを導入している同業者などの業績を調べ参考にするのも、自社にマッチした受注代行業者を見つけるのにはいいかもしれません。

まとめ

　今回はECビジネスにおける受注代行の基本的な役割と具体的な業務内容について紹介しました。受注代行サービスの導入は、ECサイト運営において受注業務の効率化やコスト削減を実現をするための堅実な手段といえるでしょう。受注代行サービスを正しく活用することができれば、ビジネスを大きく成長させることができるのはもちろん、顧客満足度向上やリピート購入率の向上など、長期的な成功にも寄与することでしょう。

　私たちアプロ総研も受注代行のサービスを行っています。受注一元管理システムを使った受注にも対応しており、受注から出荷指示まで、ECサイトにおける受注処理、カスタマーサポートを代行運用します。これまで培った経験や知識を活かし、EC運営におけるお悩み・お困りごとを解決するお手伝いをさせていただきます。ご興味がある方は、こちらをご参照ください。

最後まで読んでいただきありがとうございました！