送り状とは？

まず初めに、送り状とは何かを理解しましょう。送り状とは、商品や荷物を発送する際に必要な書類のことです。これは、発送元と配送先の住所、連絡先情報、荷物の内容、数量、重量、さらには送料と支払い情報などが記載された伝票でもあるため、伝票と呼ばれることもあります。送り状は、荷物が正しい送り先に届けられるようにするために不可欠であり、また、荷物の内容が何であるかを確認するための重要な書類なのです。

基本的な送り状の種類

送り状とひとことでいってもいろいろ種類があり、用途に応じて使い分ける必要があります。主な送り状の種類には以下があります。

●発払い（元払い）伝票
 出荷元が送料を負担し、荷物を発送する際に使用され、元払い伝票とも呼ばれることがあります。

●着払い伝票
受取人が荷物の送料を支払う場合に使用される伝票です。

●代引き伝票
 荷物の商品代金を受取人が支払う場合に使用され、代引き手数料がかかることが一般的です。

主な送り状としては上記3種類になりますが、他にもタイムサービス用の送り状や、国際便専用の送り状、インボイス付き送り状などなど、レアな配送の際に使用する送り状もあります。
配送業者によってサービスも異なりますので、荷物の種類や支払い方法によってそれぞれあった送り状を選ぶ必要があります。

〇クール便（冷凍・冷蔵便）利用の場合
冷蔵や冷凍便は俗にクール便などと呼ばれ、食品系の荷物を送る際に利用されます。クール便はとくにクール便用の「送り状」があるわけではなく、一般的には発払い伝票や着払い伝票を使用します。
送り状に、冷蔵または冷凍を選べるチェック項目があるので、これらに☑を入れればクール便として発送してもらえます。

送り状システムとは？

次に、送り状システムについてお話していきます。
ECショップ運営において、受注した商品を発送するたびに発行が必要となるのが「送り状」。商品の発送を行う上で「送り状」は重要なや鵜割りを果たすことはお分かりいただけたかと思います。
ECショップの小口発送が増加している今、手書きでの送り状作成業務は、出荷業務の大きな負担となってきていることは否めません。そこで誕生したのが「送り状システム」です。送り状システムとは、運送業者が提供している「プリンターで送り状を印刷できるサービス」、もしくは、サービス会社が提供する「運送業者の送り状システムを統合して宛名を発行するシステム」のことで、
送り状発行と管理を効率化し、物流プロセス全体をスムーズにするために設計された情報管理システムです。

主な運送会社が提供している送り状システム

〇ヤマト運輸：B2クラウド
〇佐川急便：e飛伝Ⅲ
〇日本郵便：ゆうパックプリントR
〇日本通運：S-Printer
〇西濃運輸：カンガルーマジックⅡ
〇福山通運：iSTAR-X

送り状システムの役割

1.送り状作成と管理

送り状システムは、送り状を簡単に生成し、必要な情報を入力するためのツールを提供します。これにより、正確な送り状を作成し、配送業者に提供できます。

2.追跡機能

送り状システムは、荷物の追跡を可能にします。顧客や発送者は、追跡番号を使用して荷物の現在位置や状態を確認できます。

3.請求と支払い

送り状システムは、送料の計算、請求書の生成、および支払い処理を自動化します。これにより、請求と支払いのプロセスが迅速かつ正確に行えます。

4.在庫管理

一部の送り状システムは、在庫の追跡と管理にも役立ちます。発送者は在庫の数量と状態を監視し、必要に応じて補充できます。

5.カスタマイズと統合

送り状システムはカスタマイズ可能であり、特定の業界やビジネスのニーズに合わせて設定できます。また、他のビジネスシステムとの統合も可能です。

　送り状システムは、物流および運送業界で効率性を高め、エラーを減少させるために非常に重要です。また、荷物の追跡や保険の手続きなど、物流プロセス全体において役立つ情報が含まれています。

送り状システムの重要性

なぜ送り状システムがこれほど重要なのでしょうか？それは、効率的な物流と顧客満足度向上に直接関連しているからです。

正確な情報提供

送り状システムは、正確な発送元と配送先情報を提供し、荷物が誤って送られたり、誤って受け取られたりすることを防ぎます。これにより、顧客に正しい商品が迅速に届けられ、顧客サービスの品質が向上します。

追跡と透明性

送り状システムによる荷物の追跡機能は、顧客にとって非常に重要です。顧客は荷物の現在位置や配送予定日を確認でき、不安や不明確な状況を解消できます。

効率的なプロセス

送り状システムは、送り状の作成、追跡、請求、支払い、在庫管理など、さまざまなプロセスを効率化します。これにより、業務のスピードが向上し、コストを削減できます。

ペーパーレス化

送り状システムでは、システム上でデータを管理するため、送り状の控えを紙で保管する必要がなくなるため、ペーパーレス化やオフィスの省スペース化も図れます。データでの検索が即座に行えるため、顧客からの問い合わせにも迅速に対応可能です。

送り状システムの選定ポイント

送り状システムを選ぶ際には、以下のポイントに注意することが重要です。

対応している配送会社とサービス

選択した送り状システムが、利用したい配送会社やサービスと互換性があるか確認してください。利用したい送り状システムが適切な配送オプションを提供できるかどうかが重要です。

利用条件と料金体系

システムの利用条件や料金体系を詳しく調査し、予算に合った選択肢を見つけましょう。追加料金や隠れたコストに注意し身長に選びましょう。

連携可能なシステムと機能

システムが他のビジネスシステムと連携できるかどうかを確認し、業務プロセスを効率化できるかどうかを確認することも大事です。特に、基幹システムや在庫管理システムとの統合できるかどうかは業務効率化においてとても重要となります。

まとめ

いかがでしたか？　送り状と送り状システムについて理解していただけたでしょうか？
「送り状」そして「送り状システム」は、現代の物流と配送業界において不可欠な要素となっています。。正確な情報提供、追跡、効率化、ペーパーレス化など、多くのメリットをもたらします。また、適切な送り状システムの選定が、ビジネスプロセスの効率向上とコスト削減につながります。物流と配送における成功に向けて、送り状システムを有効に活用し、業務の効率化につなげていきましょう。