そもそも受注管理とは？

これからECサイト・ネットショップを始めたいと思ってる方の中ではあまり意識されていない事も多かったりするのですが、実店舗と同じくECにおいてもバックオフィス業務が存在します。

注文が入ったらもちろんお礼をし、在庫の確認やお問い合わせに対して回答を行い、発送準備をする等が必要になります。

そういった注文を受けてからの一連の業務がECにおける受注業務となります。

web特有のhtml等の小難しい特別なスキルは必要ありません。なので「誰にでも出来る」ような印象を持たれがちで、重要視されていないケースをよく見受けます。ですが実は特別なスキルが必要ない分、経験値と要領の良さが顕著に業務に直結します。受注業務は「誰にでも出来るようで誰にでもできない職人業務」なのです。そしてそれ故に属人化してしまいがちで、担当者が突然退職した時に大変な事になってしまいます。

そんな受注業務を管理していくことはECの運営において非常に大事な要件となります。

何故なら、受注業務はECにおける数少ない購入者様との接点であり、店舗運営全体に関わるポジションだからです。

いくら物が売れても受注がしっかり管理されておらずパンクしてしまうとキャンセルが相次ぎ、大きな機会損失となってしまいます。

フロントが大事というのはもちろんですが、フロントだけを大事にしすぎると破綻してしまいます。

また、受注業務の効率によっては、非常に大きなコスト変動があります。

今一度、受注業務という縁の下の力持ちに目を向けてみてください。

受注業務における管理の重要性

しっかり受注が管理されていた場合とそうでない場合に、弊社クライアント様の実績において、もともと４時間かかっていた業務が１時間足らずで終わるようになったケースがあります。

そこそこ売れ始めてきたくらいのECサイトにありがちなのですが、全て紙やエクセル等で必死にがんばっている、というような状況から、受注管理ツールを導入した事により業務・管理が圧倒的に効率化された為です。

受注管理の仕組みとしてOMS「Oder Management System（オーダーマネジメントシステム）」があります。

毎日１０件未満の注文しかないというような場合には紙やエクセルで対応も可能だと思います。

ですが、１００件、１０００件と売れるようになってきた時に、エクセルだけで管理を続けると破綻してしまいます。

「人数を増やせばいいじゃないか」とあなたの上司さんは簡単に言うでしょう。ですが教育コストや先々の展開を考えていくと、早い段階でOMSを導入してしっかりと受注管理を行う事が大事になってきます。また、もちろんOMSを導入しても人員が足りなくなる場合もあります。そういった場合にもOMSで管理されていた場合には複数人での同時作業容易になります。もしまだ導入されていないのであれば、一度上司さんに相談してみてください。

かなりの件数が売れるようになってからの導入は本当に大変なコスト・労力がかかってしまいます。可能な限り早い段階で導入できればその後の展望も大きく広がります。

OMSをもうちょっと詳しく見てみましょう

OMSによる受注管理

受注管理が行える仕組みというのはわかってもらえたと思うのですが、具体的にOMSで一体何ができるのでしょうか。

OMSにももちろん色々な種類があり、各社が他社に負けないよう日々アップグレードを行っています。

どのOMSが良いというのは環境にもよりますので一概には言えないのですが、

今回はアプロでもおすすめさせていただいているHamee株式会社のネクストエンジンで出来る事にフォーカスをあてて説明していきます。

一例ではあるのですが、ネクストエンジンでは以下のような事が可能になります。

１．レギュラー注文が一括で処理できる

２．メールの送信が一括で出来る

３．店舗のデータと自動連動できる

４．イレギュラー注文の振り分けが出来る

５．複数店舗を一括で処理できる

※上記はOMS未導入の場合に知ってもらいたい一例です、他にも出来る事は色々とありますが割愛します。

各項目をもうちょっと詳細に見ていきましょう。

１．レギュラー注文が一括で処理できる

これはもう受注業務において最大の効率化になり得る部分です。OMSによっては１件ずつ開いていかなければいけないものもあったりしますが、ネクストエンジンであれば一括で処理が出来てしまいます。受注件数が多い場合はこれだけでも多大なメリットとなります。

２．メールの送信が一括で出来る

自動メールとフリーメールが存在していて、テンプレートさえ用意しておけば一括で送信可能です。使用しているカートによってはわりと面倒な業務になりがちなメール送信を圧倒的に効率化してくれます。

３．店舗のデータと自動連係できる

店舗側で受注処理を行い、OMSでも受注処理を行う、そんな二度手間になってしまうとOMSを導入した意味がありません。

APIやCSV等の仕組みを利用して、注文の自動取り込みから修正情報の自動反映等、条件に応じたものにはなりますが色々なデータが自動連係可能です。

４．イレギュラー注文の振り分けが出来る

OMSの醍醐味と言っても過言ではなく、受注ノウハウが一番活きる部分になってくるのですが、特定の条件の注文を「確認待ち」というステータスで止めてしまい、確認したものだけを次のステップに流すというような設定が可能になります。これにより、イレギュラー注文に対するミスの軽減、業務効率化が可能となります。

５．複数店舗を一括で処理できる

複数店舗の受注を行おうと思うと、色々なブラウザを立ち上げ、それぞれで各店舗にログイン、それぞれ処理を行っていくような光景をよく目にしますが、煩雑になりすぎてミスも増え、また管理も非常に大変です。後々売上データを確認する際にも各店舗から売上データをダウンロード、違ったフォーマットのCSVを一生懸命マージして・・・という地獄のような処理が待っています。ネクストエンジンで受注情報を管理していればレギュラー注文の場合は度々ログインする必要はありません。イレギュラーの場合はログインが必要になる場合もありますが、ずっと開きっぱなしでどれがどれかわからなくなるような事態にはならず、また、売上データもネクストエンジン上でまとまった形でダウンロードが可能になります。

番外編

ネクストエンジンの標準機能では実現不可能なことも、アプリを追加してさらに管理を自動化・業務効率化を行う事が可能なケースがあります。

ネクストエンジン上で管理しているデータを他の基幹システム等でも使用したい場合に、ネクストエンジンが保持しているデータをフォーマットを変更してCSVとしてダウンロード可能な「」

特定の条件の場合に特定の処理を行うように指定し、自動的に処理が可能な「」

等、その他にも色々なアプリが存在しています。

環境や状況に応じて必要な機能を追加できるのはうれしいですね。

まとめ

さて、受注管理というテーマについて書いてみましたが、管理の重要性や管理をすることでどういった効率化が出来るのか、少しでも知っていただけたなら幸いです。

受注業務を今まで蔑ろにしてしまっていた場合にはもう一度しっかり向き合ってみてはいかがでしょうか。

アプロでは「ネットショップ受注処理代行」を行っています。こんな受注処理を代行お願いできないかなぁ・・・というあなたのご相談お待ちしております！